Angebote automatisch erstellen. Sie prüfen nur noch und schicken ab.

Ich richte kleinen Betrieben einen Ablauf ein, der aus einer Anfrage automatisch einen Angebotsentwurf macht. Er übernimmt die Angaben aus der Anfrage, setzt Positionen aus Ihrer Preisliste ein und legt den Entwurf in Ihrem Programm ab. Sie lesen ihn, ändern, was nötig ist, und schicken ihn selbst ab. Gedacht ist das für Betriebe, die viele ähnliche Angebote schreiben, etwa im Handwerk oder bei Dienstleistern.

Wie viel Zeit das bei Ihnen spart, zeigt ein Test über 30 Tage mit Ihren echten Anfragen. Ich baue, Sie testen, und den Festpreis kennen Sie schriftlich vor dem Bau. So funktioniert der Test.

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Von der Anfrage zum Angebot in fünf Schritten

Die Reihenfolge ist bei fast jedem Betrieb dieselbe. Anders sind die Kanäle, das Programm und die Preisliste, und genau daran passe ich den Ablauf an.

Die Anfrage kommt herein.

Über Ihr Kontaktformular, per Mail oder über einen Shop. Der Ablauf liest sie, sobald sie da ist, auch abends und am Wochenende.
Die Angaben werden herausgezogen.

Name, Anschrift, was gewünscht ist, Menge und Wunschtermin. Fehlt etwas Wichtiges, markiert der Ablauf die Lücke und rät nicht.
Positionen kommen aus Ihrer Preisliste.

Der Ablauf setzt die passenden Positionen aus Ihrer eigenen Preisliste ein. Ihre Preise legen Sie fest. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, bleibt als offene Position stehen.
Der Entwurf liegt bereit.

In Ihrem Angebotsprogramm oder als Dokument in Ihrer Vorlage. Dazu bekommen Sie eine kurze Nachricht mit dem Wichtigsten auf einen Blick.
Sie geben frei.

Sie lesen, ändern, was nötig ist, und schicken ab. Ohne Ihre Freigabe geht kein Angebot an einen Kunden raus.

Wie sieht so ein Entwurf aus?

Ein Beispiel zur Erklärung. Es ist ausgedacht, beschreibt keinen echten Kunden und kein gemessenes Ergebnis.

Malerbetrieb, Anfrage über das Kontaktformular

Beispiel

Die Anfrage

Zwei Zimmer streichen, zusammen etwa 40 Quadratmeter Wandfläche
Decken weiß, Wände in einem hellen Grau
Wunschtermin in der ersten Märzhälfte
Keine Angabe zur Raumhöhe

Der Entwurf zur Freigabe

Kundendaten aus dem Formular übernommen
Positionen für Wand und Decke aus der Preisliste eingesetzt
Farbwunsch als Hinweis im Angebotstext
Raumhöhe als offene Frage markiert
Entwurf im Programm, kurze Nachricht an den Inhaber

Der Inhaber öffnet den Entwurf, klärt die Raumhöhe mit einem kurzen Anruf, trägt sie nach und schickt das Angebot ab. Das Abtippen davor hat der Ablauf erledigt.

Worauf ich bei automatischen Angeboten achte

Ihre Preise bleiben Ihre Preise

Der Ablauf erfindet keine Preise. Er nimmt, was in Ihrer Preisliste steht. Ändern Sie dort etwas, gilt die Änderung für den nächsten Entwurf. Was nicht in der Liste steht, bleibt offen, bis Sie es eintragen.

Sie haben das letzte Wort

Ein Angebot ist eine Zusage an Ihren Kunden. Deshalb schickt der Ablauf nichts von allein ab. Er bereitet vor, Sie entscheiden. Das kostet Sie einen Blick und spart das Abtippen.

Die Anfrage geht nicht verloren

Auch wenn der Entwurf noch wartet, ist die Anfrage festgehalten, und der Absender kann sofort eine Eingangsbestätigung bekommen. Wie das bei meinem eigenen Formular läuft, steht im Artikel Was hinter meinem Kontaktformular passiert.

Server in Deutschland

Kundendaten verarbeite ich auf Servern in Deutschland. Nutzt ein Ablauf einen Dienst außerhalb der EU, sage ich das vor dem Bau. Gebaut wird mit n8n, einem Werkzeug, das ich im Artikel Was ist n8n und lohnt es sich für KMU? erkläre.

Wann lohnt sich das, und wann nicht?

Am meisten bringt ein automatischer Angebotsablauf, wenn sich Ihre Angebote ähneln. Viele Anfragen derselben Art, eine Preisliste mit festen Positionen und eine Vorlage, die Sie ohnehin jedes Mal wieder ausfüllen: Dann ist das Abtippen der größte Teil der Arbeit, und genau den nimmt Ihnen der Ablauf ab.

Weniger bringt er, wenn jedes Angebot ein eigenes Projekt ist, mit Ortstermin, Planung und Positionen, die es so nie wieder gibt. Dann steckt die Arbeit im Nachdenken und nicht im Abtippen. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch offen, bevor Sie Zeit in einen Test stecken.

Häufige Fragen zu automatischen Angeboten

Kann ich Angebote automatisch aus Anfragen erstellen lassen?

Ja, als Entwurf. Ein Ablauf liest die Anfrage, übernimmt die Angaben und setzt Positionen aus Ihrer Preisliste ein. Abgeschickt wird das Angebot erst, wenn Sie es geprüft und freigegeben haben.

Welches Programm brauche ich, um Angebote automatisch zu erstellen?

Meistens keins zusätzlich. Ich baue den Ablauf um das Programm herum, mit dem Sie heute schon Angebote schreiben, oder um Ihre bisherige Vorlage. Lizenzen fremder Programme zahlen Sie wie bisher direkt beim Anbieter.

Schreibt eine KI dann meine Angebote?

Die KI liest die Anfrage und ordnet sie ein. Preise und Positionen kommen aus Ihrer Preisliste, und den fertigen Text geben Sie frei. Ist sich der Ablauf bei einer Angabe nicht sicher, markiert er die Stelle für Sie.

Was passiert mit Anfragen, die nicht ins Schema passen?

Die landen als offene Anfrage bei Ihnen, zusammen mit dem, was der Ablauf schon herauslesen konnte. Eine ehrliche Lücke im Entwurf ist mir lieber als eine geratene Position im Angebot.

Was kostet ein automatischer Angebotsablauf?

Preise stehen nicht auf der Website. Vor dem Bau steht schriftlich fest, welchen Ablauf ich automatisiere, mit Festpreis für die Einrichtung und Monatspreis für den Betrieb. Bezahlt wird erst nach 30 Tagen Echtbetrieb und nur, wenn Sie die Automation behalten wollen.

Schreiben Sie viele ähnliche Angebote?

Zeigen Sie mir im Erstgespräch zwei oder drei typische Anfragen. Danach sage ich Ihnen, ob sich ein Ablauf dafür lohnt, und wenn nicht, sage ich das auch.

Erstgespräch buchen bela@abel-automation.de