Aus meinem eigenen Büro
Belege automatisch erfassen, ohne am Monatsende zu sammeln.
Ich richte kleinen Betrieben einen Ablauf ein, der Eingangsrechnungen im Postfach erkennt, Absender, Datum und Betrag ausliest, die Datei benennt und in Ihrer eigenen Cloud ablegt. Auf Wunsch kommt eine Vorkontierung als Vorschlag dazu, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt. In meinem eigenen Büro spart das rund 5 Stunden im Monat.
Ob es bei Ihnen ähnlich viel ist, zeigt ein Test über 30 Tage mit Ihren echten Belegen. Ich baue, Sie testen, und den Festpreis kennen Sie schriftlich vor dem Bau. So funktioniert der Test.
Woher kommen die 5 Stunden?
Im September sind in meinem Büro 73 Rechnungen eingegangen, die niemand mehr von Hand abgelegt hat. Von Hand brauche ich für eine Rechnung etwa 4 Minuten: herunterladen, ansehen, sinnvoll benennen, in den richtigen Ordner schieben. Das ist meine eigene Rechnung aus meinem eigenen Betrieb, keine Kundenzahl.
Bei Ihnen kann es mehr oder weniger sein. Das hängt davon ab, wie viele Belege im Monat hereinkommen und auf welchem Weg.
Rechnung aus meinem Büro, September
73 Rechnungen
× 4 Minuten
≈ 5 Stunden im Monat
Was der Ablauf jeden Morgen erledigt
In meinem Büro läuft er jeden Morgen von allein los und geht der Reihe nach vor:
- Er sieht die neu eingegangenen Mails durch.
- Er unterscheidet echte Rechnungen von allem anderen. Newsletter, Versandmeldungen und Privates bleiben unberührt.
- Bei einer Rechnung liest er aus, von wem sie kommt, von wann sie ist und über welchen Betrag sie geht.
- Er benennt die Datei nach einem festen Muster und legt sie im passenden Ordner ab, sortiert nach Jahr und Kategorie.
- Er erkennt doppelte Rechnungen. Schickt ein Lieferant dieselbe Rechnung zweimal, wird sie nur einmal abgelegt.
Der wichtigste Teil ist, dass er nicht rät. Ist er sich bei einem Beleg nicht sicher, etwa bei einem verwackelten Foto oder einem fehlenden Datum, legt er ihn in einen eigenen Prüf-Ordner. Ausführlich beschrieben habe ich das im Artikel Wie sich meine Eingangsrechnungen von selbst ablegen.
Wo meine Arbeit aufhört
Ich ordne und bereite vor. Alles, was danach kommt, bleibt bei Ihrem Steuerberater. Diese Grenze nach dem StBerG ist mir wichtig, und sie steht in jedem Angebot, das ich schreibe.
Erfassen und ablegen
Rechnungen erkennen, Angaben auslesen, Dateien benennen und in Ihrer Cloud ablegen. Das ist die Ordnungsarbeit, die Sie heute selbst machen.
Vorkontierung als Vorschlag
Jeder Beleg kann einen Vorschlag zur Vorkontierung bekommen. Die Regeln dafür kommen von Ihrem Steuerberater. Es bleibt ein Vorschlag, bis er ihn freigibt.
Export zur Freigabe
Die Belege gehen als Export an DATEV, Lexware Office oder direkt an die Kanzlei. Dort wird geprüft, korrigiert und freigegeben.
Lässt sich das auf Ihren Betrieb übertragen?
Das Muster ist überall gleich: Belege kommen herein, müssen erkannt, benannt und abgelegt werden. Anders sind die Einzelheiten. Welche Ordnerstruktur zu Ihrer Kanzlei passt, welche Kategorien Sie brauchen und ob die Belege per Mail, als Foto oder über ein Lieferantenportal kommen, kläre ich mit Ihnen vor dem Bau.
Nach dem Test betreibe ich den Ablauf weiter. Ich überwache ihn, greife bei Störungen ein und passe ihn an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert. Jeden Monat bekommen Sie einen kurzen Bericht, was lief und wo es gehakt hat.
Ihre Belege bleiben in Ihrer eigenen Cloud. Kundendaten verarbeite ich auf Servern in Deutschland. Nutzt ein Ablauf einen Dienst außerhalb der EU, sage ich das vor dem Bau. Vor dem Start schließen Sie mit mir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Betrieb läuft mindestens sechs Monate, danach mit vier Wochen Frist kündbar. Hören Sie auf, bekommen Sie ein Übergabepaket, damit der Ablauf auch ohne mich weiterlaufen kann.
Wenn Sie erst einmal selbst Ordnung schaffen wollen, helfen die Artikel Vom Papierbeleg zum digitalen Büro und GoBD-Fallen bei der Belegablage.
Häufige Fragen zur automatischen Belegerfassung
01Kann man Belege automatisch erfassen lassen?
Ja. Ein Ablauf sieht Ihr Postfach durch, erkennt echte Rechnungen, liest Absender, Datum und Betrag aus und legt die Datei benannt in Ihrer eigenen Cloud ab. In meinem Büro waren das im September 73 Rechnungen ohne Handarbeit.
02Wie kommen die Rechnungen zu DATEV, Lexware Office oder zum Steuerberater?
Die erfassten Belege gehen als Export zur Freigabe an DATEV, an Lexware Office (früher lexoffice) oder direkt an Ihren Steuerberater. Welcher Weg passt, hängt davon ab, womit Ihre Kanzlei arbeitet. Geprüft und freigegeben wird dort.
03Übernimmt die Automation auch die Vorkontierung?
Sie macht auf Wunsch einen Vorschlag zur Vorkontierung, mehr nicht. Die Regeln dafür kommen von Ihrem Steuerberater, und er gibt frei. Ich werde in der Buchhaltung meiner Kunden nicht selbst tätig, und das steht in jeder Vereinbarung.
04Was passiert mit unleserlichen oder doppelten Belegen?
Ist sich der Ablauf nicht sicher, legt er den Beleg in einen eigenen Prüf-Ordner und rät nicht. Dort sehen Sie kurz drüber. Schickt ein Lieferant dieselbe Rechnung zweimal, landet die zweite nicht ein weiteres Mal in der Ablage.
05Wo liegen meine Belege, wenn sie automatisch erfasst werden?
In Ihrer eigenen Cloud, zum Beispiel OneDrive oder Google Drive, nicht bei mir. Kundendaten verarbeite ich auf Servern in Deutschland. Nutzt ein Ablauf einen Dienst außerhalb der EU, sage ich das vor dem Bau. Vor dem Start steht ein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie viele Belege sammeln Sie im Monat?
Im Erstgespräch zeige ich Ihnen den Ablauf live an einem Beispiel: Mail rein, erkannt, benannt, abgelegt. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ob Sie ihn testen wollen.