Automatisierung für Handwerker: das Büro erledigt sich, während Sie auf der Baustelle sind.

Wo im Handwerksbetrieb die Büroarbeit hängen bleibt

Tagsüber wird gearbeitet, auf der Baustelle oder in der Werkstatt. Das Büro kommt danach, oft abends am Küchentisch oder am Samstagvormittag. Dabei sind es selten große Aufgaben. Es sind viele kleine Handgriffe, die jede Woche wiederkommen und sich zu Stunden summieren.

Die Anfrage kommt per WhatsApp und wird von Hand abgeschrieben. Der Termin steht im Papierkalender, die Stunden auf einem Zettel, der abends ins Excel wandert. Die Rechnung schreibt jemand, wenn Zeit ist, und ob das Geld gekommen ist, prüft man auf dem Kontoauszug. Genau diese Wege lassen sich automatisieren.

Was sich im Handwerk automatisieren lässt

Die folgenden Beispiele stammen aus meiner Leistungsseite. Welche davon bei Ihnen Sinn ergeben, hängt von Ihren Programmen und Ihrem Alltag ab.

Anfragen

Eine Anfrage über das Formular auf Ihrer Website oder per Mail landet mit allen Angaben in Ihrer Liste, und niemand muss sie abtippen.

Termine

Wählt ein Kunde online einen Termin, steht er in Ihrem Kalender. Der Kunde bekommt eine Bestätigung, ohne dass Sie dafür etwas schreiben.

Stunden

Die Stunden erfassen Ihre Leute unterwegs in einer App. Am Monatsende liegen sie gesammelt vor, ohne Zettel und ohne Excel am Abend.

Rechnungen

Aus den erfassten Stunden und dem Material wird eine Rechnung vorbereitet. Sie prüfen und geben sie frei, dann geht sie raus.

Zahlungen

Der Ablauf gleicht die Zahlungseingänge mit den offenen Rechnungen ab. Bleibt eine Zahlung aus, geht nach 14 Tagen eine höfliche Erinnerung raus.

Rechnungen gehen bei mir erst nach Ihrer Freigabe raus. Belege und Rechnungen landen geordnet in einem Ordner, aus dem Ihre Kanzlei sie abholen kann.

Klein anfangen, mit einem Ablauf

Ich baue nicht alles auf einmal. Für den Test suche ich mit Ihnen den einen Ablauf aus, der Sie heute am meisten Zeit kostet. Bei vielen Betrieben ist das die Rechnung oder die Anfrage, bei manchen die Stundenerfassung. Läuft der erste Ablauf und Sie behalten ihn, kann der nächste dazukommen.

So bleibt der Umfang klein genug, dass Sie nach 30 Tagen klar sehen, ob er Ihnen etwas bringt. Und Ihre Leute müssen nicht auf einen Schlag alles umstellen.

Wie viel Zeit Sie damit sparen, sage ich Ihnen erst, wenn ich Ihren Ablauf gesehen habe. Eine Zahl, die für jeden Handwerksbetrieb gelten soll, gibt es nicht. Der Test zeigt es dann mit Ihren echten Aufträgen.

Muss ich dafür meine Programme wechseln?

In der Regel nicht. Ich baue die Abläufe um die Programme herum, die Sie schon nutzen, also Ihren Kalender, Ihr Mailpostfach und Ihr Rechnungsprogramm. Gebaut wird mit n8n, einem Werkzeug, das sehr viele Programme miteinander verbinden kann. Was das ist, erkläre ich im Artikel Was ist n8n und lohnt es sich für KMU?

Hat ein Programm keine Schnittstelle, sage ich Ihnen das im Erstgespräch. Dann suche ich einen anderen Weg, oder dieser Teil bleibt wie bisher. Wie das bei Terminen aussehen kann, zeigt der Artikel Eine Terminbuchung, die sich selbst einträgt, für die Stunden der Artikel Zeiterfassung ohne Handarbeit.

Was nach dem Bau passiert

Für den Bau rechne ich mit 3 bis 4 Wochen. Danach läuft der Ablauf 30 Tage in Ihrem Betrieb, und erst dann entscheiden Sie, ob Sie ihn behalten.

Behalten Sie ihn, betreibe ich ihn weiter. Ein eigener Wächter-Ablauf prüft regelmäßig, ob alles durchgelaufen ist, und meldet mir Fehler. Sie müssen dafür nichts beobachten. Mehr dazu im Artikel Was passiert, wenn eine Automation ausfällt? Jeden Monat bekommen Sie einen kurzen Bericht, was lief und wo es gehakt hat.

Kundendaten verarbeite ich auf Servern in Deutschland. Nutzt ein Ablauf einen Dienst außerhalb der EU, sage ich das vor dem Bau. Vor dem Start schließen Sie mit mir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Betrieb läuft mindestens sechs Monate, danach können Sie mit vier Wochen Frist kündigen.