Bestellannahme automatisieren: Aufträge laufen von selbst ins System.

Was heißt Bestellannahme?

Bestellannahme ist alles, was zwischen „ein Kunde will etwas“ und „der Auftrag steht so im System, dass jemand loslegen kann“ passiert. In der Druckerei sind das Motiv, Material, Menge und Termin. Im Handel Artikel, Lieferadresse und Zahlungsart. In der Werkstatt das Gerät, der Fehler und wann der Kunde es zurückhaben will. Die Arbeit dahinter ist überall ähnlich: lesen, abtippen, bei Lücken nachfragen und alles dort ablegen, wo es später gebraucht wird.

Bei ein paar Bestellungen in der Woche fällt das kaum auf. Kommen jeden Tag welche, sitzt jemand regelmäßig dafür am Schreibtisch, und diese Zeit fehlt dann in der Werkstatt, im Lager oder im Verkauf. Genau diesen Schritt übernimmt die Automation.

Auf welchen Wegen kommen Ihre Bestellungen herein?

Oft gibt es mehr als einen Eingang, und jeder sieht ein bisschen anders aus. Bevor ich etwas baue, schaue ich mir mit Ihnen an, welche es bei Ihnen gibt.

Per Mail

Die Bestellung steht im Text oder hängt als Datei an, mal vollständig, mal mit Lücken. Ist sie frei formuliert, liest KI mit, damit der Ablauf versteht, was gemeint ist.

Über ein Formular

Ihr Kontakt- oder Bestellformular auf der Website. Die Angaben kommen schon sortiert an und gehen ohne Umweg weiter.

Über einen Shop

Bestellungen aus Ihrem Onlineshop landen ohne Abtippen in dem Programm, mit dem Sie danach weiterarbeiten.

Am Telefon

Mündliche Bestellungen bleiben bei Ihnen. Das sage ich im Erstgespräch offen, damit niemand etwas anderes erwartet.

Der Ablauf liest neue Bestellungen, sobald sie da sind, auch abends und am Wochenende. Fehlt eine wichtige Angabe, markiert er die Lücke und rät nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis: ein Siebdruckbetrieb

Bei einem Siebdruckbetrieb läuft eine Bestellannahme, die ich gebaut habe und weiter betreibe. Sie ist im Live-Betrieb, also jeden Tag mit echten Aufträgen im Einsatz und kein Testaufbau. Der Kunde hat mir schriftlich bestätigt, dass sie ihm 7 Stunden Büroarbeit im Monat spart.

Den Betrieb nenne ich hier nicht, und weitere Zahlen gibt es bewusst nicht. Eine Zahl, die ich nicht nachweisen kann, hat auf dieser Seite nichts verloren, auch wenn sie gut klingen würde. Die 7 Stunden rechne ich auch nicht auf ein Jahr hoch.

Sieben Stunden klingen nach wenig. Gerechnet ist das fast ein ganzer Arbeitstag, der jeden Monat wieder frei wird. Im Druck gleicht dabei kaum ein Auftrag dem anderen, weil sich Motiv, Textil, Farben, Stückzahl und Termin ständig ändern. Eine Bestellannahme muss mit genau diesen Unterschieden klarkommen, deshalb baue ich sie für jeden Betrieb einzeln.

Wie viel es bei Ihnen wäre, hängt davon ab, wie viele Bestellungen hereinkommen und auf welchem Weg. Eine Zahl für Ihren Betrieb nenne ich erst, wenn ich Ihren Ablauf gesehen habe.

Was nach dem Bau passiert

Für den Bau rechne ich mit 3 bis 4 Wochen. Danach läuft die Automation 30 Tage mit Ihren echten Bestellungen, und erst dann entscheiden Sie, ob Sie sie behalten.

Behalten Sie sie, betreibe ich sie weiter. Eine Bestellannahme ist nur so gut wie ihr schlechtester Tag. Ein eigener Wächter-Ablauf prüft regelmäßig, ob alles sauber durchgelaufen ist, und meldet mir jeden Fehler. Sie müssen dafür nichts beobachten. Wie das funktioniert, steht im Artikel Was passiert, wenn eine Automation ausfällt?

Kommt ein neuer Bestellweg dazu, ein neues Produkt oder ein anderes Programm, passe ich den Ablauf an. Jeden Monat bekommen Sie einen kurzen Bericht: was lief, was geplant war, wo es gehakt hat.

Kundendaten verarbeite ich auf Servern in Deutschland. Nutzt ein Ablauf einen Dienst außerhalb der EU, sage ich das vor dem Bau. Vor dem Start schließen Sie mit mir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der Betrieb läuft mindestens sechs Monate, danach können Sie mit vier Wochen Frist kündigen. Hören Sie auf, bekommen Sie ein Übergabepaket mit allem, was für den Weiterbetrieb nötig ist.

Wie der Anfang aussieht

Im Erstgespräch frage ich zuerst nach dem Weg, den eine Bestellung bei Ihnen nimmt. Wo kommt sie herein, wer überträgt was wohin, und an welcher Stelle wartet sie auf eine Rückfrage? Daraus suche ich mit Ihnen einen einzigen Ablauf aus. Mehr nehme ich mir für den Test nicht vor, damit Sie nach 30 Tagen klar sehen, ob er Ihnen etwas bringt. Ob sich Ihr Ablauf eignet, sage ich Ihnen ehrlich, auch wenn die Antwort nein lautet.

Gebaut wird mit n8n. Was das ist, erkläre ich im Artikel Was ist n8n und lohnt es sich für KMU?