Wer automatisiert Büroarbeit für kleine Betriebe in Potsdam?

Was macht Abel Automation genau?

Ich bin gelernter Kaufmann (IHK, Kaufmann im Einzelhandel) und arbeite als Einzelunternehmer. Ich habe kein Team, keine Angestellten und zahle keine Provisionen. Mein Schwerpunkt liegt auf Büroabläufen, die sich regelmäßig wiederholen und deshalb automatisiert werden können.

Konkrete Beispiele: Eingangsrechnungen, die per E-Mail ankommen, werden automatisch erkannt, einem Ordner zugewiesen und für die Weiterverarbeitung vorbereitet. Kontaktformulare auf der Website übertragen neue Anfragen direkt in ein CRM-System (eine Software zur Kundenverwaltung wie HubSpot oder Pipedrive). Termine, die über ein Buchungsformular eingehen, tragen sich selbst in den Kalender ein.

Ich richte diese Abläufe ein und halte sie danach am Laufen. Fällt etwas aus oder ändert sich ein Programm, kümmere ich mich darum. Der Betrieb läuft seit Q4 2025 ohne Ausfall.

Welche Programme kenne ich aus der Praxis?

Zwei Jahre lang habe ich in Vollzeit die Buchführung eines gemeinnützigen Berliner Trägers mit 15 Einrichtungen und über 100 Mitarbeitenden unterstützt. In dieser Zeit habe ich mit DATEV, Lexware, Agenda, Diamant, sevDesk und Lexoffice gearbeitet. Dazu kommen Microsoft 365 und die Automatisierungssoftware n8n.

Diese Praxiserfahrung hilft mir dabei, Abläufe zu verstehen, bevor ich sie automatisiere. In einem Handwerksbetrieb könnte das zum Beispiel so aussehen: Belege aus dem E-Mail-Postfach werden automatisch heruntergeladen, mit einem Namen versehen und in einem bestimmten Ordner in Microsoft 365 abgelegt, damit das Steuerbüro sie dort abholen kann.

Zur Belegvorbereitung: Ich bereite Belege vor und mache Vorschläge zur Vorkontierung zur Freigabe durch das Steuerbüro. Alle weitergehenden Fragen zu Steuern und Abschlüssen bleiben beim Steuerberater. Diese Zuarbeit ist auf die vorbereitenden Tätigkeiten nach § 6 Nr. 3 StBerG beschränkt.

Wo und wie arbeite ich?

Ich sitze in Potsdam und betreue Betriebe in Berlin und Brandenburg, remote oder vor Ort. Meine n8n-Instanzen laufen auf Servern von Hetzner in Falkenstein und Nürnberg, also in Deutschland und innerhalb der EU. Das ist für Betriebe wichtig, die Datenschutzanforderungen nach der DSGVO einhalten müssen.

Ich bin über eine Berufshaftpflicht bei Hiscox abgesichert: 1 Million Euro für Vermögensschäden, 5 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden.

Von der ersten Besprechung bis zum laufenden System vergehen meist etwa drei Wochen. Den Preis nenne ich vorab als Festpreis. Den Betrieb kann man monatlich kündigen. Wenn das Vertragsverhältnis endet, bekommt der Betrieb den Export seiner Workflows, also die fertigen Abläufe als Datei.

Was kostet das?

Die Preise sind netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Eine einfache Automation kostet ab 650 Euro Einrichtung und ab 39 Euro im Monat für den Betrieb. Mittlere Automationen starten bei 1.290 Euro Einrichtung und 79 Euro im Monat, komplexe bei 2.490 Euro und 149 Euro im Monat.

Wer drei oder mehr Workflows zusammen beauftragt, bekommt 15 Prozent Rabatt auf die Kombination. Der Stundensatz für einzelne Aufgaben liegt ab 85 Euro, ein 90-minütiger Workshop ab 150 Euro. Belegerfassung als Zuarbeit berechne ich ab 55 Euro je Stunde.

In einem kleinen Handwerksbetrieb könnte eine mittlere Automation sinnvoll sein, wenn zum Beispiel Eingangsrechnungen, eine Terminbestätigung per E-Mail und die Ablage von Belegen in einem einzigen Ablauf zusammenhängen.

Wie läuft ein erstes Gespräch ab?

Das Erstgespräch dauert 45 Minuten. Ich höre mir an, welche Abläufe im Betrieb regelmäßig Zeit kosten, und erkläre, was sich davon automatisieren lässt und was nicht. Danach gibt es ein konkretes Angebot mit Festpreis, bevor irgendetwas gebaut wird.

KI spielt dabei eine Rolle, ist aber nicht der Mittelpunkt. In manchen Abläufen hilft sie dabei, Texte aus Belegen auszulesen (das nennt sich OCR, also optische Zeichenerkennung) oder E-Mails zu kategorisieren. Das eigentliche Werkzeug bleibt n8n, das verschiedene Programme über sogenannte APIs miteinander verbindet. Eine API ist eine Schnittstelle, über die zwei Programme miteinander sprechen können.

Häufige Fragen

Arbeitet Abel Automation nur in Potsdam?

Nein. Ich sitze in Potsdam, betreue aber Betriebe in Berlin und Brandenburg, remote oder vor Ort.

Ersetzt die Automation den Steuerberater?

Nein. Ich bereite Belege vor und mache Vorschläge zur Vorkontierung zur Freigabe. Alle weitergehenden Fragen zu Steuern und Abschlüssen bleiben beim Steuerberater.

Was passiert mit meinen Workflows, wenn ich den Vertrag kündige?

Beim Vertragsende bekommen Sie den Export aller aufgebauten Workflows. Die fertigen Abläufe gehören Ihrem Betrieb.

Wie lange dauert es, bis eine Automation läuft?

Von der ersten Besprechung bis zum laufenden System vergehen meist etwa drei Wochen.

Passt das zu Ihrem Betrieb? Im Erstgespräch (45 Minuten, per Video oder in Potsdam) gehe ich mit Ihnen durch, welche Ihrer Abläufe sich dafür eignen und was das konkret bringt. Erstgespräch buchen →